昨今、Microsoft365やGmail、iCloud等のメールサービスにおいて、なりすましメールへの対策が強化されています。それに伴い、正規のメールであっても、受信側で不審なメールと誤判定されてしまい、当該メールが迷惑メールフォルダに入る、または受信拒否されてしまう場合などがあります。メール不達のお問合せを受けて、対応を検討しておりましたが、残念ながらシステム改修での対策は難しいとの結論に至りました。
そのため、以下2点についてご留意いただきますよう、よろしくお願いいたします。
[メール転送について]
・多段転送についてのリスク
多段階のメール転送(例：キャンパスメール以外のメールアドレスで受信したメールをキャンパスメールに転送し、さらにキャンパスメールから別のメールアドレスに転送する。）は、転送先で迷惑メールと誤判定され受信できない可能性があります。
・実例
教職員用ICHOメールの転送機能を用いてキャンパスメールに転送・受信し、さらに外部のGmailやMicrosoft365等のメールアドレスに転送すると拒否され転送先で受信できない事例が確認されています。
・対策
各種サービスなどに登録するメールアドレスについては最終的に受け取るメールアドレスと一致させることを検討ください。
・対策の注意点
メールの転送設定がどうしても必要な場合は、転送先で受信できないケースがあることをご自身で認識の上設定してください。特に各種情報システムに登録する場合、重要なメールの取りこぼし防止のため、常用しているメールアドレスに届くよう登録することを推奨します。また学内外のシステム・サービスなどに登録するメールアドレスには、2段階認証のメールが届く場合があります。登録するメールアドレスは、将来的な人事異動・退職があっても確実に送受信できるメールアドレスを登録してください。
[メーリングリスト(以下、ML)の件名変更設定について]
・MLの設定で件名を変更するリスク
キャンパスメールのMLで「件名(Subject)の先頭に付ける文字」を設定することにより、メール件名が変化すると、迷惑メールと誤判定され受信できない可能性があります。
・実例
メール受信時に件名を変更して配送するキャンパスメールのMLにおいて、メンバの内のキャンパスメールアドレスでは正常に受信できるが、ICHOメールやGmail等では受信できていない事例が確認されています。
・対策
件名を変更しない設定にすることをご検討ください。手順については、マニュアルP.19～をご参考ください。